En este artículo le explicaremos cómo configurar, personalizar y moderar un taller en línea en su plataforma. Aprenderá a adaptar las funciones del taller, a celebrar reuniones de vídeo en directo y a crear grupos de trabajo para facilitar debates simultáneos en grupo.

Si los participantes externos tienen problemas con el vídeo, el sonido o para unirse al taller, puedes enviarles este artículo de apoyo que podría ayudarles.

A continuación encontrará una descripción paso a paso que le guiará por los principales pasos para crear sus propios talleres en línea.

Para acceder a la interfaz de sus talleres, haga clic en "Talleres" en el panel de administración.

En esta interfaz, verá la opción de añadir un nuevo taller. Al hacer clic en este botón, se le pedirá que elija un nombre y una fecha para su taller.

El slug define la url en la que los participantes encontrarán su taller. Por ejemplo si su slug es 'climatepolicy', el enlace al taller será 'yourplatform.citizenlab.co/workshops/climatepolicy'.

Puede gestionar los diferentes pasos y actividades de su taller a través del botón "Gestionar" situado en la esquina superior derecha de la pantalla del taller. Una vez que haya entrado en el panel de administración, haga clic en +Añadir paso para especificar los diferentes pasos que le gustaría tener en su taller. Por lo general, esto incluye un paso de "Bienvenida" al principio, un paso de "Conclusión" al final y algunos pasos intermedios para el debate y las salas de descanso.

Puede añadir tantas salas como desee para su taller haciendo clic en el botón +Añadir sala del panel de administración y dándole un nombre a la sala.

Hay dos tipos de salas: una principal, donde se reúnen todos los participantes, y otras más pequeñas, donde los participantes se dividen para mantener un debate más interactivo. Como regla general, una sala de descanso por cada 5-8 participantes parece funcionar bien.

Cada vez que añada una nueva sala, se le pedirá que configure los ajustes del chat de vídeo.

No es posible desactivar estos ajustes para los administradores de plataforma y los jefes de proyecto. Siempre tendrán acceso a todas estas opciones (y más), independientemente de la configuración de la sala.

Durante este paso, tiene que definir lo que tiene que ocurrir en cada habitación durante cada paso - lo llamamos un "paso de habitación". Para ello, sitúese en la intersección entre el paso y la sala que desea configurar y haga clic en +Añadir paso de sala.

Cuando añades un paso de sala, puedes elegir entre varios métodos de participación. Cada uno de estos métodos de participación afecta a la interacción en la parte derecha de la pantalla. El vídeo siempre está visible en la parte izquierda de la pantalla, independientemente del método de participación que elija (a continuación encontrará más información sobre cada método)

Siempre puedes recorrer fácilmente tu taller, probar cosas y comprobar si todo está configurado como habías previsto.

Puede avanzar pasos pulsando el botón "Siguiente paso" en la parte superior derecha de la pantalla. Puedes elegir avanzar inmediatamente al siguiente paso o seleccionar un temporizador que avise a todos de que el siguiente paso comenzará en 10 segundos, un minuto o cinco minutos.

Si desea volver atrás y comprobar uno de los pasos, abra la interfaz "Gestionar" y haga clic en "Ir al paso" en el paso al que desea ir.

¿Has decidido que quieres cambiar el orden de los pasos? No hay problema. Puede mover pasos entre sí en el Panel de administración utilizando el botón Reordenar pasos. Haga clic en el icono, cambie el orden de los pasos y vuelva a hacer clic en el icono para guardar el nuevo orden.

Para finalizar el taller, haga clic en "Finalizar el taller para todos" en la parte superior derecha de la pantalla, lo que llevará a todos los participantes a una página de salida en la que podrán dar su opinión.

Nota: Cuando realice pruebas, no añada entradas escritas usted mismo. Actualmente no tenemos una forma fácil de borrar esa entrada de prueba más adelante. Así que tendrías que rehacer por completo la configuración de esa sala para deshacerte de ella.

Cuando haya terminado de configurar su taller, puede compartir el enlace del taller con los participantes. La URL del taller es la forma de acceder al mismo.

Sólo tienes que copiar la URL y (por ejemplo, 'tuplataforma.citizenlab.co/workshops/climatepolicy') y pegarla en tu mensaje o ponerla detrás de un botón en un proyecto de tu plataforma.

Con este método, puede plantear a sus participantes una o varias preguntas. A continuación, puede dar a los participantes la opción de "publicar" (es decir, escribir sus respuestas en una nota adhesiva digital) y/o "votar" (es decir, dar un voto positivo a las publicaciones). La longitud máxima de las respuestas escritas es de 255 caracteres, y puede elegir que los mensajes se configuren como tarjetas cuadradas o como tarjetas rectangulares que se muestran en formato de lista.

También puedes dividirlo en dos fases: en una, puedes pedir a los participantes que publiquen sus respuestas y, en la siguiente, que voten las respuestas con las que estén más de acuerdo.

Consejo: Seleccione "Copiar entradas Q&A del paso anterior" si desea que las respuestas de los participantes del paso anterior permanezcan visibles también en el paso actual.

Deje que los participantes elijan una de las opciones que ha predefinido. Rellene primero la pregunta de la encuesta. A continuación, haga clic en "Añadir/editar opciones de respuesta". Aquí puede rellenar las diferentes opciones de respuesta y también puede seleccionar la opción de selección múltiple.

Cuando entres en el paso con la encuesta tendrás que activar la encuesta como administrador o moderador. Una vez que haya terminado de recoger las aportaciones, puede cerrarla y los porcentajes serán visibles inmediatamente para todo el mundo.

&Después de recoger muchas aportaciones durante la fase de preguntas y respuestas en los talleres, es conveniente seleccionar los temas que se debatirán en un grupo (de trabajo). Y una ronda de votaciones te ayudaría a decidir en cuáles sumergirte.

Además, la votación ofrece a los participantes otra poderosa forma de expresar su opinión sin el estrés de "hablar alto" en una sala llena de gente a la que todavía no conocen.

Ahí es donde resulta útil el método de votación por puntos. Como moderador, asigna a cada participante un número total de votos o "puntos". Pueden emitirlos libremente sobre cualquiera de los puntos de entrada recogidos, y optar por votar más de una vez sobre el mismo punto. El flujo es muy similar al de la votación por puntos en un entorno fuera de línea.

Seleccione 'Q&A' como método de participación para el paso y la sala en los que desee hacer uso de la votación por puntos. Añada una o varias preguntas sobre las que desee que los participantes compartan sus opiniones.

Seleccione "Votación por puntos" como método de votación y defina

Una vez que el taller en línea llegue al paso con la votación por puntos, y una vez que se hayan recogido las aportaciones, como facilitador puede hacer clic en "Iniciar votación por puntos".

Importante: Una vez iniciada la votación por puntos, no se podrán añadir más aportaciones.

Una vez iniciada la votación por puntos,

Cuando todos hayan podido votar, puedes hacer clic en "Finalizar votación". Al hacerlo, se mostrarán los resultados de la votación a todos los participantes. Como moderador, puedes optar por ordenar los resultados de la votación por el número total de votos o por el número total de participantes que han votado.

Tras debatir los resultados, puede tomar una de las siguientes medidas

Si en el siguiente paso se utiliza el método de participación "Resumir debate", también se mostrarán allí los resultados de la votación por puntos, para ayudar al grupo a redactar un resumen del debate.

Cuando se recogen muchas aportaciones, puede resultar muy difícil, como facilitador, guiar un debate cara a cara basado en esos elementos individuales sin perder la visión de conjunto. Ahí es donde entra en juego la agrupación de entradas. El etiquetado permite identificar los grandes temas, las necesidades, las pautas... de toda la información recopilada. Así funciona

https://www.loom.com/share/a2d484b1ffee4ad7b7448158485d643c

Este "método" es bueno para los pasos orientados a la información. Puedes compartir información escrita utilizando el cuadro de texto "Texto informativo". El cuadro de texto de información aquí (y en otros pasos) puede configurarse con opciones básicas de formato de texto, incluidas viñetas.

Este paso también se puede utilizar si quieres hacer una presentación. La opción de compartir pantalla le permite transmitir una presentación u otro medio desde su ordenador a otros participantes del taller.

Consejo: utilice el botón "Pantalla completa para todos los participantes" situado en la parte superior izquierda de la pantalla de vídeo para que todos los participantes del taller pasen al modo de pantalla completa. Si combinas esto con compartir tu pantalla, tendrán una visión mucho mejor de cualquier documento que estés mostrando.

¿Quieres tener discusiones en grupos más pequeños? No hay problema. Utilice el método de participación "salas de descanso" para crear un vestíbulo: pedirá a todos los participantes que se unan a una sala de descanso más pequeña (son las salas adicionales que añadió en el Paso 3: Defina sus salas).

Puede elegir dos opciones para las salas de descanso:

Para asignar aleatoriamente a los participantes a una sala de breakout, seleccione el método Asignación aleatoria. Una vez que haya entrado en el paso de las salas de breakout, cualquier administrador del taller puede hacer clic en el botón "Distribuir a los participantes a las salas de breakout". De este modo, los participantes se distribuirán equitativamente en las distintas salas. Los administradores de los talleres permanecerán en el vestíbulo y podrán incorporarse a la sala que deseen.

No lo olvides. Deberá configurar cada una de las salas más pequeñas con su propio método de participación.

¿Tiene varias salas de descanso que requieren la misma configuración en un paso determinado? Cree la primera sala con la configuración y las preguntas que desee y, para las demás salas, marque la casilla "Compartir la configuración" de la primera sala: se copiará automáticamente esa configuración, incluida la información y las preguntas. Cuando realice cambios en la configuración de una sala, se actualizarán todas las demás salas que compartan la misma configuración. Esto puede ahorrar mucho tiempo.

Estos 2 "métodos" son partes del mismo flujo de conclusiones. Utiliza el método "Resumir el debate" en el último paso, cuando los asistentes se encuentren en salas más pequeñas. Esto genera un cuadro de texto que le permite redactar en colaboración una conclusión de grupo (Nota: cualquiera puede escribir y editar el texto en este cuadro. Para editar el texto, haz clic en la casilla "editar campo de texto" situada encima del campo de texto; para permitir que otra persona edite el texto, sólo tienes que desmarcar la casilla).

Si quieres compartir estas conclusiones de las salas más pequeñas con todos los participantes, puedes utilizar el método "Informar" en el siguiente paso, combinado con el regreso de los asistentes a la sala plenaria principal.

Esto sería similar a reunir de nuevo a todos los participantes en pequeños grupos para compartir lo que habían debatido en un taller "en persona". En el paso "Informar", los resúmenes de los debates generados en las salas de reunión se muestran automáticamente para que todo el mundo pueda verlos.

Cuando haya terminado el taller, podrá exportar todas las aportaciones que se hayan hecho a través de las encuestas, las tarjetas Q&A y el paso de conclusiones de las aportaciones. En el panel de administración, encontrarás un icono en la parte superior llamado "Exportar datos". Descargará automáticamente una hoja de cálculo Excel con esta información: una pestaña para cada paso de su taller.

Si usted o sus participantes tienen dificultades para que funcione el audio o el vídeo, a continuación se indican algunas opciones básicas para solucionar problemas:

Los talleres admiten hasta 500 participantes. Si tienes muchos participantes, la velocidad y la calidad del vídeo pueden degradarse. Puedes ayudar a evitarlo configurando las cámaras de las personas para que estén "apagadas" por defecto cuando entren en una habitación. Si ya hay 500 personas en la sala, no se permitirá la entrada a nadie más.

También puede añadir una imagen en el cuadro de texto introduciendo una URL donde esté alojada la imagen. La imagen debe estar alojada en un proveedor como www.postimage.org - asegúrese de utilizar el enlace directo y copiarlo/pegarlo en el campo de texto.

Cualquier persona que haya iniciado sesión en la plataforma CitizenLab como administrador o gestor de proyecto puede obtener derechos de administrador en el taller. Esto significa que pueden gestionar el taller, añadir/editar pasos, avanzar los pasos y finalizar el taller.

Importante: Al primer administrador o jefe de proyecto que entra en la sala del taller se le asignan derechos de "superadministrador". Haciendo clic en los tres puntos de la parte superior derecha de la pantalla de vídeo de cualquier otro administrador o gestor de proyecto, también puedes concederle derechos de moderador. Esto les permitirá silenciar y expulsar a los participantes.

¿Necesita más ayuda o apoyo? Póngase en contacto con nuestro equipo de asistencia a través de la burbuja de chat en el panel de administración.