Je kunt eenvoudig e-mailuitnodigingen versturen naar mensen om ze uit te nodigen voor je platform. Dit kan rechtstreeks via de beheerdersinterface via het tabblad 'Uitnodigingen'.
Maar in sommige gevallen heb je misschien geen e-mailadressen van je doelgroep. Stel dat je alleen mensen die in een bepaalde straat of buurt wonen wilt uitnodigen om deel te nemen aan een project. Of je wilt mensen die aanwezig zijn bij een offline evenement de mogelijkheid bieden zich op het platform te registreren en deel te nemen aan een specifiek project. In die gevallen kun je hen voorzien van een unieke uitnodigingscode.
Eén manier waarop je dit kunt doen is door ze een fysieke uitnodiging per post te sturen, inclusief een unieke uitnodigingscode. Deze code verloopt na 30 dagen. Na deze periode kun je ze nog steeds opnieuw versturen.
Wat is het voordeel van de unieke uitnodigingscode?
Het belangrijkste is dat je kunt aangeven dat iemand die zich aanmeldt met een bepaalde code automatisch wordt toegevoegd aan een handmatige groep bij registratie.
Handmatige groepen geven je meer gedetailleerde controle over wie je projecten kan bekijken en eraan kan deelnemen. Je kunt bijvoorbeeld de wijze van deelname aanpassen of sommige projecten alleen zichtbaar maken voor mensen in bepaalde groepen. Je kunt je platform ook gebruiken om e-mails te sturen naar mensen die tot een manuele groep behoren.
Hoe maak je unieke uitnodigingscodes?
Unieke uitnodigingscodes, die je kunt toevoegen aan je externe communicatie, kunnen direct vanuit je platform worden gegenereerd.
Maak een Handmatige groep voor je doelgroep. Je kunt dit doen in het tabblad "Gebruikers" in het menu aan de linkerzijde.
Om de unieke uitnodigingscodes te genereren, gebruik je het sjabloon dat beschikbaar is als je op "gebruikers uitnodigen" drukt onderaan de groepenlijst op het tabblad "gebruiker".
Vul het sjabloon in door de exacte naam van de Handmatige Groep (uit Stap 1) in te vullen in de kolom "groepen". Maak een rij per uitnodiging die je wilt genereren. In het onderstaande voorbeeld zijn er zes rijen met een Handmatige Groepsnaam gespecificeerd, dus dit zou zes uitnodigingscodes genereren.
Let op: je kunt niet meer dan 1000 mensen tegelijk uitnodigen voor het platform!
Als je de e-mailadressen van de genodigden wilt opnemen, zorg er dan voor dat je alle spaties na het e-mailadres verwijdert. Controleer of alle e-mailadressen en andere velden geldig zijn, of leeg zijn als ze geen waarde hebben. Controleer ook of er geen bestaande geregistreerde gebruikers in je uitnodigingenlijst staan.
Zodra je het sjabloon hebt ingevuld, upload je het naar het platform, op dezelfde plek als Stap 2.
Om ervoor te zorgen dat de mensen die hun uitnodiging accepteren aan een specifieke groep worden toegevoegd of bepaalde rechten op het platform krijgen, configureer je de uitnodigingen door de verschillende opties onder deel 3 in te vullen en op uitnodigingen versturen te klikken.
Ga tenslotte naar het sub-tabblad "Alle uitnodigingen" en exporteer de uitnodigingslijst. Hierdoor wordt een nieuwe Excel-spreadsheet gedownload met alle uitnodigingscodes (in de kolom "token"). Je kunt mailmerge of een andere tool gebruiken om de uitnodigingscodes aan je communicatie toe te voegen.
Hoe wordt de mensen gevraagd de code in te voeren? Zorg dat je in je brief of communicatiemateriaal mensen vraagt zich te registreren via de weblink (URL) die is ingesteld voor de uitnodigingen. Deze URL is je domein gevolgd door /invite (bijv. doemee.mijngemeente.nl/invite). Mensen die deze link gebruiken zullen bij hun inschrijving automatisch gevraagd worden hun uitnodigingscode in te voeren.
Vergeet deze stap niet! Als iemand zich registreert via je gewone platform URL, wordt diegene niet gevraagd de uitnodigingscode in te voeren in de eerste registratiestap. Als iemand zich op de normale manier aanmeldt, wordt diens e-mailadres niet gekoppeld aan de uitnodiging, waardoor de regels van de uitnodiging niet gelden.
Belangrijke opmerking over gebruikers die zich al hebben geregistreerd met een uitnodigingscode: Gebruikers die al geregistreerd zijn moeten inloggen zonder de code (omdat de code een nieuwe registratie activeert). Eenmaal ingelogd moeten ze de informatie in hun account aanpassen aan de voorwaarden voor toegang tot het project (bijv. straatnaam), anders krijgen ze geen toegang tot het project. Zorg ervoor dat dit goed wordt gecommuniceerd in je brief of communicatiemateriaal.
Heb je nog andere vragen of meer ondersteuning nodig? Neem contact met ons op via de chatbubbel op je platform. 💬