Les courriels automatisés ou les notifications par courriel sont des courriels envoyés automatiquement par la plateforme aux utilisateurs inscrits ou à un groupe d'utilisateurs inscrits. Ils sont déclenchés par leurs propres actions, les actions des autres ou les événements qui se produisent sur ta plateforme. En tant qu'administrateur, tu peux définir les notifications que les personnes doivent ou ne doivent pas recevoir et chaque utilisateur peut également décider individuellement des notifications à recevoir. Chaque utilisateur peut également personnaliser ses propres préférences en matière de notifications.
Quels sont les courriels automatisés envoyés et quand ?
Les courriels automatisés sur votre plateforme sont utilisés pour deux objectifs :
Informer vos utilisateurs de ce qui se passe sur la plateforme lorsqu'ils n'y sont pas.
Veiller à ce qu'ils retrouvent le chemin de la plateforme au bon moment.
Voici l'aperçu complet de tous les courriels automatisés :
Courriel | Qui ? | Quand ? |
Nouvelle idée | Uniquement pour les administrateurs et les chefs de projet du projet dans lequel l'idée a été postée | Chaque fois que quelqu'un publie une idée dans un projet que je peux modérer |
Lorsqu'un nouveau commentaire a été écrit dans un projet, je peux le modérer. | Uniquement pour les administrateurs et les chefs de projet du projet dans lequel le commentaire a été posté | Chaque fois que quelqu'un ajoute un commentaire à une idée |
Lorsque le statut d'une idée pour laquelle l'utilisateur a voté a été modifié | Tous les utilisateurs non administrateurs | Lorsque vous modifiez le statut d'une idée pour laquelle ils ont voté |
Lorsque le statut d'une idée commentée par l'utilisateur a été modifié | Tous les utilisateurs non administrateurs | Lorsque vous modifiez le statut d'une idée qu'ils ont commentée |
Lorsqu'un nouveau commentaire a été placé sur une idée pour laquelle l'utilisateur a voté | Tous les utilisateurs non administrateurs | Lorsque quelqu'un commente une idée pour laquelle il a voté |
Lorsqu'un nouveau commentaire a été placé sur une idée que l'utilisateur a commentée | Tous les utilisateurs non administrateurs | Lorsque quelqu'un d'autre commente une idée qu'il a déjà commentée auparavant |
Lorsqu'un utilisateur est invité sur la plateforme | Tous les utilisateurs non administrateurs | Lorsque vous leur avez envoyé une invitation depuis la plateforme |
Un aperçu hebdomadaire de l'activité sur la plateforme (pour les citoyens) | Tous les utilisateurs | Chaque semaine, lorsque des idées ont été ajoutées à la plateforme |
Un aperçu hebdomadaire de l'activité sur la plateforme (uniquement pour les chefs de projet) | Uniquement pour les chefs de projet | Chaque semaine |
Un aperçu hebdomadaire de l'activité sur la plateforme (uniquement pour les administrateurs) | Uniquement pour les administrateurs | Chaque semaine |
Quand mon idée est publiée | Tous les utilisateurs | Après avoir publié leur deuxième, troisième, quatrième, ... idée |
Lorsque la première idée d'un utilisateur est publiée | Tous les utilisateurs | Après avoir publié leur première idée sur la plateforme. |
Lorsqu'un utilisateur demande une réinitialisation de son mot de passe | Tous les utilisateurs | Après avoir indiqué qu'ils ont oublié leur mot de passe d'utilisateur |
Lorsqu'un utilisateur s'inscrit sur la plateforme | Tous les utilisateurs | Après avoir complété leur inscription sur la plateforme |
Lorsqu'un utilisateur accepte mon invitation | Uniquement pour les administrateurs | Après qu'un utilisateur a accepté l'invitation que vous avez envoyée depuis la plateforme. |
Lorsqu'un utilisateur se voit attribuer des droits de modération de projet | Tous les utilisateurs | Après avoir reçu des droits de modération pour un projet spécifique sur la plateforme. |
Lorsqu'un utilisateur se voit attribuer des droits d'administrateur | Tous les utilisateurs | Après avoir reçu des droits d'administrateur leur permettant de gérer l'ensemble de la plateforme. |
Quand un administrateur supprime mon commentaire | Tous les utilisateurs | Après avoir supprimé leur commentaire. |
Lorsqu'un utilisateur est mentionné dans un commentaire | Tous les utilisateurs | Après que quelqu'un les a étiquetés avec "@nom" dans un commentaire. |
Lorsque le statut de mon idée change | Tous les utilisateurs non administrateurs | Lorsque vous avez modifié le statut d'une idée dont ils sont l'auteur |
Lorsqu'un utilisateur marque une idée comme spam (pour les administrateurs et les chefs de projet) | Uniquement les administrateurs et les chefs de projet du projet concerné | Après qu'un utilisateur a marqué une idée spécifique comme spam |
Lorsqu'un utilisateur marque un commentaire comme spam (pour les administrateurs et les chefs de projet) | Uniquement les administrateurs et les chefs de projet du projet concerné | Après qu'un utilisateur a marqué un commentaire spécifique comme spam |
Lorsqu'un utilisateur reçoit une réponse à son idée | Tous les utilisateurs | Après que quelqu'un d'autre a commenté l'idée qu'il est l'auteur de |
Lorsqu'un utilisateur reçoit une réponse à son commentaire | Tous les utilisateurs | Après que quelqu'un d'autre a répondu à un commentaire dont il est l'auteur |
Nouvelle phase du projet | Participants au projet | Lorsqu'une nouvelle phase d'un projet démarre, les utilisateurs qui ont participé à ce projet particulier en sont informés. |
Définissez les notifications par e-mail à (dé)mettre en place sur votre plateforme
Pour gérer les notifications de votre plateforme, allez dans l'onglet "Emails automatisés" dans la section "Messagerie" de votre plateforme. Vous y trouverez un aperçu complet de chaque type de notification envoyé par la plateforme. Le titre indique à la fois la date d'envoi et le destinataire.
En activant ou désactivant la bascule, vous pouvez désactiver ou activer une notification spécifique. En le désactivant, vous vous assurez que personne ne recevra plus cette notification par courrier électronique à partir de maintenant. L'activation signifie qu'ils le recevront, à moins qu'ils n'aient indiqué individuellement qu'ils ne veulent pas le recevoir.
Certains boutons ne peuvent pas être désactivés. Ces notifications sont essentielles au bon fonctionnement de la plateforme. Par exemple, la notification de réinitialisation du mot de passe ne peut pas être désactivée. Sinon, les gens ne pourraient pas réinitialiser leur mot de passe.
Chaque utilisateur peut également choisir individuellement les courriels à recevoir et ceux à ne pas recevoir. Cela peut se faire de deux manières :
Se désabonner directement à partir de chaque e-mail
Désactiver chaque email sur sa page de profil sur la plateforme
Modification de l'adresse e-mail de réponse aux notifications par e-mail
Les courriels automatisés comportent toujours un lien vers la plateforme, et plus précisément vers le contenu pertinent pour ce courriel.
Ex. Lorsqu'un utilisateur reçoit une notification parce que quelqu'un a commenté une idée pour laquelle il a voté, l'e-mail contient un lien vers cette idée ou ce commentaire.
Les utilisateurs ne sont pas censés répondre à cet e-mail automatisé. Toutefois, il est impossible d'empêcher quelqu'un de répondre à un tel courriel automatisé. CitizenLab ne traite généralement pas ces courriels de réponse. Si vous souhaitez être le destinataire de ces réponses inattendues, veuillez nous transmettre votre adresse e-mail de réponse générale (info@..., hello@...., communication@... ) via la bulle de discussion du service d'assistance. Nous l'ajouterons pour vous dans notre back-end.
Modifier le contenu des courriels automatisés
Il est impossible de modifier l'adresse électronique de l'expéditeur des courriels automatisés (toujours notifications@citizenlab.co), ni de personnaliser le contenu des courriels automatisés. Nous veillons à ce que le contenu soit le plus neutre possible afin qu'il s'adapte à toutes les plates-formes de CitizenLab.
Nous contrôlons en permanence nos courriels automatisés existants. Les courriels sont-ils suffisamment engageants ? Les gens se désabonnent-ils ? Sur la base de ces informations, nous prenons des mesures :
nous modifions le contenu de l'e-mail,
nous regroupons les courriels similaires en un seul courriel,
nous modifions les conditions d'envoi d'un courrier électronique
Si vous trouvez des erreurs ou des fautes de frappe dans l'un des e-mails ou si vous souhaitez suggérer une amélioration, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance pour lui faire part de vos suggestions en utilisant la bulle de discussion dans votre panneau d'administration.
Besoin d'aide ou de soutien ? Contactez notre équipe d'assistance via la bulle de dialogue .