In dit artikel leggen we uit hoe je een online workshop op je platform kunt opzetten, aanpassen en modereren. Je leert hoe je de functionaliteit van de workshop op maat kunt maken, live videovergaderingen kunt houden, en break-out rooms kunt opzetten om gelijktijdige groepsdiscussies mogelijk te maken.

Als externe deelnemers problemen hebben met video, geluid of deelname aan de workshop, kun je ze dit support artikel sturen dat kan helpen.

Hieronder vind je een stap-voor-stap beschrijving die je door de belangrijkste stappen van het opzetten van je eigen online workshops leidt.

Om de interface van je workshops te openen klik je op "Workshops" in het beheerderspaneel.

In deze interface zie je de optie om een nieuwe werkplaats toe te voegen. Als je op deze knop klikt, kun je een naam en datum voor je workshop kiezen.

De slug bepaalt de url waar deelnemers je workshop kunnen vinden. Bijv. als je slug 'klimaatbeleid' is, dan is de link naar de workshop 'jouwplatform.nl/workshops/klimaatbeleid'.

Je kunt de verschillende stappen en activiteiten van je workshop beheren via de knop "Workshop beheren" rechtsboven in het workshopscherm. Als je eenmaal in het beheerderspaneel bent gekomen, klik je op +Stap toevoegen om de verschillende stappen aan te geven die je in je workshop wilt hebben. Gewoonlijk omvat dit een stap "Welkom" aan het begin, een stap "Afsluiting" aan het eind en een paar stappen daartussen voor discussies en break-out rooms.

Je kunt zoveel groepen als je wilt toevoegen voor je workshop door op de knop +Groep toevoegen in het beheerderspaneel te klikken en de groep een naam te geven.

Er zijn twee soorten groepen: een grote plenaire groep, waar alle deelnemers samen zijn, en kleinere break-out rooms, waar de deelnemers zich in kunnen terugtrekken voor meer interactieve discussies. Als vuistregel lijkt één break-out room per 5-8 deelnemers goed te werken.

Telkens als je een nieuwe groep toevoegt, wordt je gevraagd de videochatinstellingen te configureren.

Je kunt deze instellingen niet uitschakelen voor beheerders. Ze zullen altijd toegang hebben tot al deze (en meer) opties, ongeacht de groepconfiguratie.

Tijdens deze stap moet je bepalen wat er in elke groep moet gebeuren tijdens elke stap - we noemen dit een "groep-stap." Je kunt dit doen door met je muis op het kruispunt van de stap en de groep die je wilt configureren te gaan staan en te klikken op +Voeg een groep-stap toe.

Als je een groep-stap toevoegt, kun je kiezen uit een aantal participatiemethoden. Elk van deze participatiemethoden beïnvloedt de interactie aan de rechterkant van het scherm. De video is altijd zichtbaar aan de linkerkant van het scherm, ongeacht welke participatiemethode je kiest (zie hieronder voor meer details over elke methode)

Je kunt altijd gemakkelijk door je workshop klikken, dingen uitproberen en controleren of alles is ingesteld zoals je voor ogen had.

Je kunt stappen vooruit door rechtsboven op de knop "Volgende stap" te klikken. Je kunt kiezen om meteen door te gaan naar de volgende stap, of een timer kiezen die iedereen laat weten dat de volgende stap over 10 seconden, een minuut of vijf minuten begint.

Als je terug wilt gaan en een van de stappen wilt controleren, open dan de interface 'Workshop beheren' en klik op 'Naar deze stap' bij de stap waar je naartoe wilt.

Heb je besloten dat je de volgorde van de stappen wilt veranderen? Geen probleem. Je kunt in het Beheerderspaneel stappen onderling verplaatsen met de knop Herschik de stappen. Klik op het pictogram, verander de volgorde van de stappen, en klik nogmaals op het pictogram om de nieuwe volgorde op te slaan.

Om de workshop te beëindigen klik je rechtsboven in het scherm op 'Beëindig de workshop', wat alle deelnemers naar een exitpagina leidt waar ze wat feedback kunnen geven.

Opmerking: Voeg bij het testen niet zelf geschreven input toe. We hebben momenteel geen gemakkelijke manier om die testinput later te wissen. Je zou die groep-stapconfiguratie dus helemaal opnieuw moeten doen om er vanaf te komen!

Als je klaar bent met het opzetten van je workshop kun je de link van de workshop delen met de deelnemers. De URL van de workshop is de manier om toegang te krijgen tot de workshop.

Kopieer gewoon de URL (bijvoorbeeld 'jouwplatform.nl/workshops/klimaatbeleid') en plak hem in je bericht of zet hem achter een knop in een project op je platform.

Met deze methode kun je je deelnemers een of meer vragen stellen. Je kunt deelnemers dan de mogelijkheid geven om te "posten" (d.w.z. hun antwoorden op een digitaal post-it briefje schrijven) en/of te "stemmen" (bijv. berichten upvoten). De maximale lengte van geschreven antwoorden is 255 tekens, en je kunt ervoor kiezen om de berichten te configureren als vierkante kaarten of als rechthoekige kaarten die worden weergegeven in een lijstformaat.

Je zou dit ook in twee afzonderlijke stappen kunnen opdelen: in de ene stap zou je de deelnemers kunnen vragen hun antwoorden te posten, en in de volgende stap zou je de deelnemers kunnen vragen te stemmen op de antwoorden waar ze het meest mee eens zijn.

Tip: Selecteer 'Kopieer de inhoud (vraag&antwoord) van de vorige stap' als je wilt dat de antwoorden van deelnemers van de vorige stap ook in de huidige stap zichtbaar blijven.

Laat deelnemers kiezen uit een van de opties die je vooraf hebt gedefinieerd. Vul eerst de vraag van de poll in. Klik dan op "Antwoordmogelijkheden toevoegen/bewerken". Hier kun je de verschillende antwoordmogelijkheden invullen en je kunt ook de optie voor meerdere stemmen kiezen.

Als je in de stap met de peiling komt moet je de peiling activeren als admin of moderator. Als je klaar bent met het verzamelen van input kun je hem sluiten en zijn de percentages meteen voor iedereen zichtbaar.

Na het verzamelen van veel input tijdens een Vraag&Antwoord fase in workshops, wil je de punten selecteren om verder te bespreken in een (break-out) groep. En een stemronde zou je helpen beslissen welke onderwerp je moet behandelen.

Ook geeft stemmen de deelnemers een andere krachtige manier om hun mening te uiten zonder de stress van het 'uitspreken' in een zaal vol mensen die ze nog niet kennen.

Dat is waar de dot voting-methode van pas komt. Als facilitator geef je elke deelnemer een totaal aantal stemmen, of 'stippen'. Ze kunnen die vrijelijk uitbrengen op elk van de verzamelde items, en ervoor kiezen om meer dan eens op hetzelfde punt te stemmen. De gang van zaken lijkt sterk op dot voting in een offline setting.

Kies 'Vraag&Antwoord' als participatiemethode voor de stap en groep waar je gebruik wilt maken van dot voting. Voeg één of meerdere vragen toe waarover je wilt dat de deelnemers input geven.

Kies "Dot voting" als stemmethode en definieer

Zodra de online workshop aankomt bij de stap met dot voting, en zodra de input is verzameld, kun je als facilitator klikken op 'Start dot voting'.

Belangrijk: Als je eenmaal de dot voting hebt gestart, kan er geen input meer worden toegevoegd.

Zodra de dot voting is begonnen,

Als iedereen een kans heeft gehad om te stemmen, kun je op 'Einde stemming' klikken. Door dit te doen worden de stemresultaten aan alle deelnemers getoond. Als facilitator kun je ervoor kiezen de stemresultaten te sorteren op het totale aantal stemmen of op het totale aantal deelnemers dat gestemd heeft.

Na het bespreken van de resultaten kun je een van de volgende acties ondernemen

Als in de volgende stap de participatiemethode "Conclusies schrijven" wordt gebruikt, dan worden ook daar de resultaten van de dot voting getoond, om de groep te helpen een samenvatting van de discussie te schrijven.

Als je veel input verzamelt, kan het een hele uitdaging zijn om als facilitator een face-to-face discussie te leiden op basis van die individuele items zonder het overzicht te verliezen. Daar komt het groeperen van de input om de hoek kijken. Door te taggen kun je de grotere thema's, behoeften, patronen, ... identificeren binnen alle input die je hebt verzameld. Zo werkt het

https://www.loom.com/share/a2d484b1ffee4ad7b7448158485d643c

Deze 'methode' is goed voor informatiegerichte stappen. Je kunt schriftelijke informatie delen met behulp van het "Info tekst" tekstvak. Het info-tekstvak hier (en in andere stappen) kan worden geconfigureerd met basistekstopmaakopties, inclusief opsommingstekens.

Deze stap kun je ook gebruiken als je een presentatie wilt geven. Met de optie scherm delen kun je een presentatie of andere media vanaf je computer uitzenden naar andere workshopdeelnemers.

Tip: gebruik de knop "Volledig scherm voor iedereen" linksboven in het videoscherm om alle workshopdeelnemers in volledig scherm te laten gaan. Als je dit combineert met het delen van je scherm, hebben ze een veel beter zicht op het document dat je laat zien.

Wil je kleinere groepsdiscussies voeren? Geen probleem. Gebruik de "break-out groepen" participatiemethode om een lobby te maken - het zal alle deelnemers vragen om naar een kleinere break-out room te gaan (dit zijn de extra groepen die je hebt toegevoegd in Stap 3: Definieer je groepen).

Je kunt twee opties kiezen voor break-out groepen:

Om deelnemers willekeurig aan een groep toe te wijzen, kies je de methode Willekeurige Toewijzing. Zodra je in de break-out groep stap bent gekomen, kan elke workshop admin op de knop "Deelnemers verdelen over break-out groepen" klikken. Zo worden de deelnemers gelijkmatig over de verschillende groepen verdeeld. Workshopbeheerders blijven in de lobby en kunnen zich aansluiten bij de groep van hun keuze.

Niet vergeten! Je moet elk van de kleinere break-out groepen configureren met hun eigen participatiemethode.

Heb je verschillende break-out groepen die in een bepaalde stap dezelfde configuratie vereisen? Maak de eerste groep aan met de instellingen en vragen die je wilt, en vink voor de andere groepen het vakje "Deel de configuratie" van de eerste groep aan - dan wordt die configuratie automatisch gekopieerd, inclusief de info en de vragen. Als je wijzigingen aanbrengt in de configuratie van een groep worden alle andere groepen die dezelfde configuratie delen bijgewerkt. Dit kan echt tijd besparen.

Deze 2 'methoden' zijn onderdelen van dezelfde conclusiestroom. Gebruik in de laatste stap de methode 'conclusies schrijven' als mensen in kleinere break-out groepen zitten. Dit genereert een tekstvak waarmee je gezamenlijk een groepsconclusie kunt opstellen (Opmerking: iedereen kan de tekst in dit vak typen en bewerken. Om de tekst te bewerken klik je op het vakje "tekstveld bewerken" boven het tekstveld - om iemand anders toe te staan de tekst te bewerken haal je het vinkje weg).

Als je deze conclusies van de kleinere break-out groepen wilt delen met alle deelnemers, kun je in de volgende stap de 'Conclusies delen' methode gebruiken, gecombineerd met het terugbrengen van mensen naar de grote plenaire groep.

Dit zou vergelijkbaar zijn met het terugbrengen van iedereen uit kleine groepen om te delen wat ze hadden besproken in een "offline" workshop. In de stap "Conclusies delen" worden de gesprekssamenvattingen die in de break-out groepen zijn gemaakt automatisch voor iedereen zichtbaar.

Als je klaar bent met de workshop, kun je alle input exporteren die geleverd is via de peilingen, de Vraag&Antwoord kaarten, en de conclusies stap. In het beheerderspaneel vind je bovenaan een pictogram met het label "Gegevens exporteren". Het downloadt automatisch een Excel spreadsheet met deze informatie - een tabblad voor elke stap in je workshop.

Als jij of je deelnemers moeite hebben om je audio of video aan de praat te krijgen, volgen hieronder een paar basisopties voor het oplossen van problemen:

De workshops ondersteunen tot 500 deelnemers. Als je veel deelnemers hebt, kunnen de snelheid en de kwaliteit van de video afnemen. Je kunt dit helpen voorkomen door de camera's van mensen standaard op 'uit' te zetten als ze een kamer binnenkomen. Als er al 500 mensen in de zaal zijn, mag er niemand meer in.

Je kunt ook een afbeelding toevoegen in het tekstvak door een URL in te voeren waar de afbeelding wordt gehost. De afbeelding moet gehost worden door een provider zoals www.postimage.org - zorg ervoor dat je de directe link gebruikt en kopieer/plak hem in het tekstveld.

Iedereen die in het CitizenLab platform is aangemeld als Admin of Project Manager kan Admin-rechten krijgen in de workshop. Dit betekent dat ze de workshop kunnen beheren, stappen kunnen toevoegen/bewerken, de stappen vooruit kunnen zetten en de workshop kunnen beëindigen.

Belangrijk: De eerste Admin of Project Manager die de workshopruimte betreedt krijgt 'superadmin'-rechten. Door op de drie puntjes rechtsboven in het videoscherm van een andere Admin of Project Manager te klikken, kun je hen ook Moderatorrechten geven. Daarmee kunnen ze deelnemers dempen en eruit schoppen.

Meer hulp of ondersteuning nodig? Neem contact op met ons Ondersteuningsteam via de chatbel in het beheerderspaneel.