Você pode convidar pessoas a se registrarem em sua plataforma via e-mail, seja individualmente ou através de uma importação em massa de endereços de e-mail. Uma vez enviado o(s) convite(s), os convidados receberão um e-mail com um link para a plataforma, que poderão então utilizar para completar seu registro.
Para enviar os convites, vá para a seção 'Convites' no painel de administrador
Aí, você tem duas opções:
1. Digitar manualmente os endereços de e-mail:
Adicionar um ou vários endereços de e-mail, com cada endereço de e-mail separado por uma vírgula (",")
A seguir, você pode configurar as opções de convite. Isto permite especificar se, ao aceitar seu convite, o convidado deve receber automaticamente direitos de administração ou de gerenciamento de projeto ou ser adicionado a um grupo de usuários. Finalmente, você também pode adicionar uma mensagem pessoal ao convite.
2. Para importar uma lista de endereços de e-mail
Faça o download do modelo Excel, que inclui as seguintes colunas:
E-mail: digite os endereços de e-mail dos convidados nesta coluna. Use uma linha por endereço de e-mail.
Primeiro_nome: digite o primeiro nome do convidado.
Sobrenome_nome: digite o sobrenome do convidado.
Idioma: digite o idioma para o convite enviado ao convidado, por exemplo "pt" ou "nl-BE". Você pode encontrar o "código do idioma" correto na url, na barra de navegação de sua plataforma.
Grupos: digite o manual ou grupo inteligente onde o convidado deve ser adicionado ao aceitar o convite.
Admin: indique se o convidado, ao aceitar o convite, deve receber automaticamente os direitos de administrador para a plataforma, digitando "TRUE" ou "FALSE".
(Note que somente a coluna de e-mail é obrigatória, as outras são opcionais)
Quando alguém aceita seu convite, estes atributos serão automaticamente adicionados ao seu perfil de usuário. Por exemplo, uma vez registrado, o convidado será automaticamente adicionado a um grupo chamado "Bairro A" se "Bairro A" tiver sido adicionado à coluna de seus grupos.
Formatando sua planilha Excel:
Para garantir que você não receba erros ao carregar seus endereços de e-mail, certifique-se disso:
Não há duplicatas na lista
Todos os endereços de e-mail são válidos (sem espaços ou hiperlinks)
Você não está convidando alguém que já é um usuário registrado na plataforma
Nota: quando você definir as opções de convite (como idioma, direitos de administrador,...) no arquivo Excel que você carregar, elas substituirão as opções que você também possa ter indicado no painel de administração (ver imagem abaixo do ponto 1). Portanto, o arquivo Excel substitui as opções de convite selecionadas na plataforma.
Importante: Se você convidar alguém via e-mail, ele precisará usar o link no convite para se registrar na plataforma, e isso significa que ele não poderá mais se registrar diretamente através da plataforma. Isto ajuda a salvar as contas, por exemplo, assegurando que alguém não se inscreva usando um endereço de e-mail diferente do convidado e obtenha acesso à plataforma como administrador.
Se a pessoa não encontrar seu convite, você pode apagar o convite de alguém clicando na guia 'Todos os convites' e selecionando o ícone do lixo. Isto permite que eles se inscrevam diretamente através da plataforma novamente, ou alternativamente, você pode enviar-lhes um novo convite e tentar novamente.
Recebendo o convite
Após o envio dos convites com sucesso, os convidados receberão um e-mail informando que foram convidados para a plataforma. Eles serão convidados a preencher seu perfil (nome, sobrenome e senha) e, como próximo passo, terão acesso total à plataforma.
A plataforma enviará automaticamente um lembrete ao convidado se o convite não tiver sido aceito dentro de 3 dias.
É bom saber:
os convites não "expiram".
você não pode apagar automaticamente os convites antigos em lote
Portanto, se você quiser enviar um novo lote de convites com possíveis duplicatas, você precisará apagar individualmente os convites antigos antes de emitir um novo para a mesma pessoa.
Os convidados saltam automaticamente a etapa de 'confirmação de e-mail' no processo de registro, uma vez que seu endereço de e-mail já é conhecido.