I denne artikel forklarer vi, hvordan du opretter, tilpasser og modererer en online workshop på din platform. Du lærer at skræddersy workshoppens funktionalitet, afholde live-videomøder og oprette breakoutgrupper for at lette samtidige gruppediskussioner.

Hvis eksterne deltagere har problemer med video, lyd eller med at deltage i workshoppen, kan du sende dem denne supportartikel, som måske kan hjælpe dem.

Nedenfor finder du en trin-for-trin beskrivelse, der guider dig gennem de vigtigste trin i oprettelsen af dine egne online workshops.

For at få adgang til din workshopgrænseflade skal du klikke på "Workshops" i administrationspanelet.

I denne grænseflade får du mulighed for at tilføje et nyt værksted. Hvis du klikker på denne knap, skal du vælge et navn og en dato for din workshop.

Slug'en definerer den url, hvor deltagerne kan finde din workshop. F.eks. Hvis dit slug er "climatepolicy", vil linket til workshoppen være "yourplatform.citizenlab.co/workshops/climatepolicy".

Du kan administrere de forskellige trin og aktiviteter i din workshop via knappen "Administrer" i øverste højre hjørne af workshoppens skærm. Når du er kommet ind i administrationspanelet, skal du klikke på +Add step for at angive de forskellige trin, som du gerne vil have i dit værksted. Normalt omfatter dette et "Velkomst"-trin i begyndelsen, et "Konklusion"-trin i slutningen og et par trin i mellem til diskussion og break-out-rum.

Du kan tilføje så mange rum, som du ønsker til din workshop, ved at klikke på knappen +Add room (Tilføj rum) i administrationspanelet og give rummet et navn.

Der er to typer af lokaler: et stort plenumlokale, hvor alle deltagerne er samlet, og mindre breakout-rum, som deltagerne sorterer sig selv i for at få mere interaktive diskussioner. Som en tommelfingerregel kan man sige, at et breakout-rum for hver 5-8 deltagere synes at fungere godt.

Hver gang du tilføjer et nyt rum, bliver du bedt om at konfigurere indstillingerne for videochat.

Du kan ikke deaktivere disse indstillinger for platformsadministratorer og projektledere. De vil altid have adgang til alle disse (og flere) muligheder, uanset rummets konfiguration.

Under dette trin skal du definere, hvad der skal ske i hvert rum under hvert trin - vi kalder det et "rumtrin". Det kan du gøre ved at holde musen på skæringspunktet mellem trin og det rum, du vil konfigurere, og klikke på +Add roomstep.

Når du tilføjer et roomstep, kan du vælge mellem en række deltagelsesmetoder. Hver af disse deltagelsesmetoder påvirker interaktionen i højre side af skærmen. Videoen er altid synlig i venstre side af skærmen, uanset hvilken deltagelsesmetode du vælger (se nedenfor for flere oplysninger om de enkelte metoder)

Du kan altid nemt køre gennem dit værksted, afprøve tingene og kontrollere, om alt er sat op, som du havde forestillet dig.

Du kan gå videre ved at klikke på knappen "Næste trin" øverst til højre på skærmen. Du kan vælge at gå straks videre til næste trin eller vælge en timer, der giver alle besked om, at næste trin starter om 10 sekunder, et minut eller fem minutter.

Hvis du vil gå tilbage og kontrollere et af trinene, skal du åbne grænsefladen "Administrer" og klikke på "Gå til trin" på det trin, som du vil gå til.

Har du besluttet, at du vil ændre rækkefølgen af trinene? Det er ikke noget problem. Du kan flytte trin mellem hinanden i administrationspanelet ved hjælp af knappen Reorder Steps (omarranger trin). Klik på ikonet, ændre rækkefølgen af trinene, og klik på ikonet igen for at gemme den nye rækkefølge.

Hvis du vil afslutte workshoppen, skal du klikke på "Afslut workshop for alle" øverst til højre på skærmen, hvilket fører alle deltagere til en side, hvor de kan give noget feedback.

Bemærk: Når du tester, må du ikke selv tilføje skriftlige input. Vi har i øjeblikket ikke en nem måde at slette denne testindgang på senere hen. Så du skal lave den rumtrinskonfiguration helt om for at slippe af med den!

Når du er færdig med at oprette din workshop, kan du dele linket til workshoppen med deltagerne. URL-adressen for workshoppen er den måde, hvorpå du kan få adgang til workshoppen.

Du skal blot kopiere URL-adressen (f.eks. "yourplatform.citizenlab.co/workshops/climatepolicy") og indsætte den i din besked eller sætte den bag en knap i et projekt på din platform.

Med denne metode kan du stille dine deltagere et eller flere spørgsmål. Du kan derefter give deltagerne mulighed for at "skrive" (dvs. skrive deres svar på en digital post-it-seddel) og/eller "stemme" (dvs. give opstemning til indlæg). Den maksimale længde af skriftlige svar er 255 tegn, og du kan vælge, om indlæggene skal konfigureres som firkantede kort eller som rektangulære kort, der vises i listeformat.

Du kan også dele dette op i to separate trin: I det ene trin kan du bede deltagerne om at skrive deres svar, og i det næste trin kan du bede deltagerne om at stemme på de svar, de er mest enige i.

Tip: Vælg "Copy Q&A inputs from previous step" (Kopier spørgsmål A input fra forrige trin), hvis du ønsker, at deltagernes svar fra det foregående trin også skal være synlige i det aktuelle trin.

Lad deltagerne vælge en af de muligheder, som du har defineret på forhånd. Udfyld først spørgsmålet i afstemningen. Klik derefter på "Tilføj/rediger svarvalg". Her kan du udfylde de forskellige svarmuligheder, og du kan også vælge muligheden for at vælge flere svarmuligheder.

Når du går ind på trinnet med afstemningen, skal du aktivere afstemningen som administrator eller moderator. Når du er færdig med at indsamle input, kan du lukke den, og procenterne vil straks være synlige for alle.

Når du har indsamlet mange input under en Q&A-fase i workshops, vil du gerne udvælge de emner, der skal diskuteres yderligere i en (breakout-)gruppe. Og en afstemningsrunde ville hjælpe dig med at beslutte, hvilke der skal dykkes ned i.

Afstemning giver også deltagerne en anden effektiv måde at udtrykke deres mening på uden at skulle "tale højt" i et rum fyldt med mennesker, de endnu ikke kender.

Det er her, at punktafstemningsmetoden kommer til sin ret. Som facilitator giver du hver deltager et samlet antal stemmer, eller "prikker". De kan frit afgive deres stemme på alle de indsamlede input og kan vælge at stemme mere end én gang på det samme emne. Forløbet svarer meget til punktafstemning i en offline-situation.

Vælg "Q&A" som deltagelsesmetode for det trin og det lokale, hvor du ønsker at anvende punktafstemning. Tilføj et eller flere spørgsmål, som du ønsker, at deltagerne skal give input til.

Vælg "Dot voting" som afstemningsmetode og definer

Når online-workshoppen når frem til det trin med punktafstemning, og når input er blevet indsamlet, kan du som facilitator klikke på "Start punktafstemning".

Vigtigt: Når du har startet punktafstemningen, kan du ikke tilføje flere input.

Når punktafstemningen er startet,

Når alle har haft mulighed for at stemme, kan du klikke på "Afslut afstemning". Hvis du gør det, vises afstemningsresultaterne for alle deltagere. Som facilitator kan du vælge at sortere afstemningsresultaterne efter det samlede antal stemmer eller efter det samlede antal deltagere, der har stemt.

Når du har drøftet resultaterne, kan du træffe en af følgende foranstaltninger

Hvis det næste trin anvender deltagelsesmetoden "Sammenfat diskussionen", vil resultaterne af punktstemmerne også blive vist der, så gruppen kan skrive et resumé af diskussionen.

Når der indsamles mange input, kan det være en stor udfordring som facilitator at styre en face-to-face-diskussion baseret på de enkelte punkter uden at miste overblikket. Det er her, inputgruppering kommer ind i billedet. Ved hjælp af tagging kan du identificere de større temaer, behov, mønstre, ... i alle de input, du har indsamlet. Sådan fungerer det

https://www.loom.com/share/a2d484b1ffee4ad7b7448158485d643c

Denne "metode" er god til informationsorienterede trin. Du kan dele skriftlige oplysninger ved at bruge tekstboksen "Infotekst". Infotekstfeltet her (og i andre trin) kan konfigureres med grundlæggende tekstformateringsmuligheder, herunder punktopstillinger.

Dette trin kan også bruges, hvis du gerne vil give en præsentation. Med muligheden for at dele skærmen kan du sende en præsentation eller andre medier fra din computer til andre workshopdeltagere.

Tip: Brug knappen "Fuld skærm for alle deltagere" øverst til venstre på videoskærmen for at få alle workshopdeltagere til at gå i fuld skærmtilstand. Hvis du kombinerer dette med at dele din skærm, vil de have et meget bedre overblik over det dokument, du viser.

Vil du have mindre gruppediskussioner? Det er ikke noget problem. Brug deltagelsesmetoden "breakout rooms" til at oprette en lobby - det vil få alle deltagerne til at deltage i et mindre breakout room (det er de ekstra rum, som du tilføjede i trin 3: Definer dine rum).

Du kan vælge mellem to muligheder for breakout-rum:

Hvis du vil tildele deltagerne tilfældigt til et breakout-rum, skal du vælge metoden Tilfældig tildeling. Når du er kommet ind i breakout room-trinnet, kan enhver workshopadministrator klikke på knappen "Distribute participants to breakout rooms" (Fordel deltagerne til breakout rooms). Dette vil fordele deltagerne ligeligt i de forskellige rum. Workshopadministratoren bliver i lobbyen og kan deltage i det rum, han/hun ønsker.

Glem ikke! Du skal konfigurere hvert af de mindre breakout-rum med deres egen deltagelsesmetode.

Har du flere breakout-rum, der kræver den samme konfiguration på et bestemt trin? Opret det første rum med de indstillinger og spørgsmål, du ønsker, og for de andre rum skal du markere feltet "Del konfiguration" for det første rum - det vil automatisk kopiere konfigurationen, herunder oplysninger og spørgsmål. Når du foretager ændringer i konfigurationen af et rum, opdateres alle andre rum, der deler den samme konfiguration. Det kan være en stor tidsbesparelse.

Disse to "metoder" er dele af den samme konklusionsproces. Brug metoden "Sammenfattende diskussion" i det sidste trin, hvor deltagerne er i mindre break-out-rum. Dette genererer en tekstboks, som giver dig mulighed for i fællesskab at udarbejde en gruppekonklusion (Bemærk: Alle kan skrive og redigere teksten i denne boks. Hvis du vil redigere teksten, skal du klikke på feltet "rediger tekstfeltet" over tekstfeltet - hvis du vil tillade andre at redigere teksten, skal du fjerne markeringen af feltet.)

Hvis du ønsker at dele disse konklusioner fra de mindre breakout-rum med alle deltagerne, kan du bruge "Rapportér ud"-metoden i næste trin, kombineret med at bringe deltagerne tilbage til det store plenumrum.

Dette ville svare til at samle alle fra de små grupper for at dele det, de havde diskuteret i en "personlig" workshop. I "Rapportere ud"-trinnet vises de diskussionsresuméer, der blev genereret i breakout-rummene, automatisk for alle at se.

Når du er færdig med workshoppen, kan du eksportere alle de input, der blev givet gennem afstemningerne, Q&A-kort og inputkonklusionerne. I administrationspanelet finder du et ikon øverst på siden med navnet "Eksporter data". Det vil automatisk downloade et Excel-regneark med disse oplysninger - en fane for hvert trin i dit værksted.

Hvis du eller dine deltagere har problemer med at få lyden eller videoen til at fungere, kan du nedenfor se nogle få grundlæggende muligheder for fejlfinding:

Workshopperne støtter op til 500 deltagere. Hvis du har mange deltagere, kan hastigheden og kvaliteten af videoen blive dårligere. Du kan hjælpe med at forhindre dette ved at indstille folks kameraer til at være slukket som standard, når de kommer ind i et rum. Hvis der allerede er 500 personer i lokalet, vil ingen andre blive lukket ind.

Du kan også tilføje et billede i tekstfeltet ved at indtaste en URL-adresse, hvor billedet er hostet. Billedet skal være hostet af en udbyder som f.eks. www.postimage.org - sørg for at bruge det direkte link og kopier/indsæt det i tekstfeltet.

Alle, der er logget ind på CitizenLab-platformen som administrator eller projektleder, kan få tildelt administratorrettigheder i workshoppen. Det betyder, at de kan administrere workshoppen, tilføje/redigere trin, gå videre med trinene og afslutte workshoppen.

Vigtigt: Den første administrator eller projektleder, der kommer ind i værkstedsrummet, får tildelt "superadministrator"-rettigheder. Ved at klikke på de tre prikker øverst til højre på en anden administrators eller projektleders videoskærm kan du også give dem moderatorrettigheder. Dette giver dem mulighed for at slå lyden fra og smide deltagere ud.

Har du brug for mere hjælp eller støtte? Kontakt vores supportteam via chatboblen i administrationspanelet.