Geautomatiseerde e-mails of e-mailnotificaties zijn e-mails die automatisch vanuit het platform naar geregistreerde gebruikers of naar een groep geregistreerde gebruikers worden gestuurd. Ze worden getriggerd door hun eigen acties, acties van anderen of gebeurtenissen op je platform. Als admin kun je bepalen welke notificaties mensen wel of niet moeten ontvangen en elke gebruiker kan ook zelf bepalen welke notificaties hij wil ontvangen. Elke gebruiker kan ook zijn eigen voorkeuren voor notificaties aanpassen.
Welke automatische e-mails worden verstuurd en wanneer?
Geautomatiseerde e-mails op je platform worden gebruikt voor 2 doeleinden:
Je gebruikers informeren over wat er op het platform gebeurt als ze er niet zijn.
Zorgen dat ze op het juiste moment hun weg terug vinden naar het platform.
Hier is het complete overzicht van alle geautomatiseerde e-mails:
Wie? | Wanneer? | |
Nieuw idee | Alleen voor admins en projectbeheerders van het project waarin het idee is geplaatst | Elke keer als iemand een idee indient in een project dat ik kan modereren |
Wanneer een nieuwe reactie werd geschreven in een project dat ik kan modereren | Alleen voor admins en projectbeheerders van het project waarin de reactie is geplaatst | Elke keer als iemand een reactie toevoegt aan een idee |
Wanneer de status van een idee waarvoor de gebruiker heeft gestemd, is gewijzigd | Alle niet-admin gebruikers | Als je de status van een idee waar ze voor gestemd hebben veranderd |
Wanneer de status van een idee waarop de gebruiker een reactie heeft gegeven is gewijzigd | Alle niet-admin gebruikers | Wanneer je de status van een idee waarop zij een reactie gaven wijzigde |
Als er een nieuwe reactie is geplaatst op een idee waar de gebruiker op heeft gestemd | Alle niet-admin gebruikers | Als iemand een reactie geeft op een idee waar hij voor heeft gestemd |
Wanneer een nieuwe reactie is geplaatst op een idee waarop de gebruiker heeft gereageerd | Alle niet-admin gebruikers | Als iemand anders een reactie geeft op een idee waar ze eerder op reageerden |
Wanneer een gebruiker wordt uitgenodigd op het platform | Alle niet-admin gebruikers | Als je ze een uitnodiging vanuit het platform hebt gestuurd |
Een wekelijks overzicht van de activiteit op het platform (voor burgers) | Alle gebruikers | Elke week wanneer ideeën zijn toegevoegd aan het platform |
Een wekelijks overzicht van de activiteit op het platform (alleen voor projectbeheerders) | Alleen voor projectbeheerders | Elke week |
Een wekelijks overzicht van de activiteit op het platform (alleen voor admins) | Alleen voor admins | Elke week |
Als mijn idee wordt gepubliceerd | Alle gebruikers | Na het publiceren van hun tweede, derde, vierde, ... idee |
Wanneer het eerste idee van een gebruiker wordt gepubliceerd | Alle gebruikers | Na het publiceren van hun eerste idee op het platform |
Wanneer een gebruiker een wachtwoord reset aanvraagt | Alle gebruikers | Na aangegeven te hebben dat ze hun gebruikerswachtwoord vergeten zijn |
Wanneer een gebruiker zich registreert op het platform | Alle gebruikers | Na het voltooien van hun registratie op het platform |
Wanneer een gebruiker mijn uitnodiging accepteert | Alleen voor admins | Nadat een gebruiker de uitnodiging, die je vanuit het platform hebt gestuurd, heeft geaccepteerd. |
Wanneer een gebruiker projectbeheerdersrechten krijgt | Alle gebruikers | Na ontvangst van projectbeheerdersrechten voor een specifiek project op het platform. |
Wanneer een gebruiker admin-rechten krijgt | Alle gebruikers | Nadat ze admin-rechten hebben gekregen om het hele platform te kunnen beheren. |
Als een admin mijn reactie verwijdert | Alle gebruikers | Nadat je hun reactie hebt verwijderd. |
Wanneer een gebruiker wordt genoemd in een reactie | Alle gebruikers | Nadat iemand hen tagde met '@naam' in een reactie. |
Als de status van mijn idee verandert | Alle niet-admin gebruikers | Wanneer je de status van een idee waarvan zij de auteur zijn, wijzigt |
Wanneer een gebruiker een idee als spam markeert (voor admins en projectbeheerders) | Alleen admins en projectbeheerders van het betreffende project | Nadat een gebruiker een bepaald idee als spam heeft gemarkeerd |
Wanneer een gebruiker een reactie als spam markeert (voor admins en projectbeheerders) | Alleen admins en projectbeheerders van het betreffende project | Nadat een gebruiker een specifieke opmerking als spam heeft gemarkeerd |
Wanneer een gebruiker een antwoord ontvangt op zijn idee | Alle gebruikers | Nadat iemand anders een reactie gaf op het idee waarvan zij de auteur zijn |
Wanneer een gebruiker een antwoord ontvangt op zijn reactie | Alle gebruikers | Nadat iemand anders reageerde op een reactie waarvan zij de auteur zijn |
Nieuwe projectfase | Deelnemers aan het project | Wanneer een nieuwe fase begint in een project aan gebruikers die aan dat specifieke project hebben deelgenomen. |
Definieer welke e-mailnotificaties je op je platform wilt (de)activeren
Om de notificaties van je platform te beheren, ga je naar het tabblad 'Geautomatiseerde e-mails' in de rubriek 'Berichten' van je platform. Daar vind je een volledig overzicht van elk type notificatie die het platform verstuurt. De titel geeft aan wanneer het wordt verzonden en wie het zal ontvangen.
Door de toggle uit of aan te zetten, kun je een specifieke notificatie in- of uitschakelen. Het uitschakelen zorgt ervoor dat niemand deze e-mail meer ontvangt. Inschakelen betekent dat zij het zullen ontvangen, tenzij zij individueel hebben aangegeven het niet te willen ontvangen.
Sommige toggles kunnen niet worden uitgeschakeld. Dit zijn de notificaties die cruciaal zijn voor de goede werking van het platform. Zo kan de melding voor het opnieuw instellen van het wachtwoord niet worden uitgeschakeld. Anders zouden mensen hun wachtwoord niet kunnen resetten.
Elke gebruiker kan ook individueel kiezen welke e-mails hij wil ontvangen en welke niet. Dat kan op 2 manieren:
Uitschrijven rechtstreeks vanuit elke e-mail
Het deactiveren van elke e-mail op zijn of haar profielpagina op het platform
Het "reply to" e-mailadres van de e-mailnotificaties wijzigen
Geautomatiseerde e-mails bevatten altijd een link naar het platform, specifiek naar de inhoud die relevant is voor die e-mail.
Bijv. Wanneer een gebruiker een melding krijgt omdat iemand een reactie heeft gegeven op een idee waarop hij heeft gestemd, bevat de e-mail een link naar dat idee of die reactie.
Het is niet de bedoeling dat gebruikers die geautomatiseerde e-mail beantwoorden. Het is echter onmogelijk te voorkomen dat iemand zo'n geautomatiseerde e-mail beantwoordt. CitizenLab verwerkt die antwoordmails meestal niet. Als je de ontvanger wilt zijn van deze onverwachte antwoorden, geef ons dan jullie algemene reply to e-mailadres door (info@..., hallo@...., communicatie@... ) via de support chatbubbel. Wij zullen het voor je toevoegen in onze back-end.
De inhoud van de geautomatiseerde e-mails wijzigen
Het is onmogelijk om het e-mailadres van de afzender van de geautomatiseerde e-mails te wijzigen (altijd notifications@citizenlab.co), noch om de inhoud van geautomatiseerde e-mails te personaliseren. We houden de inhoud zo neutraal mogelijk, zodat de inhoud geschikt is voor alle CitizenLab-platforms.
Wij controleren onze bestaande geautomatiseerde e-mails voortdurend. "Zijn de e-mails boeiend genoeg?" "Schrijven mensen zich uit? Op basis van die informatie ondernemen we actie:
we veranderen de inhoud van de e-mail,
we groeperen soortgelijke e-mails in 1 e-mail,
we passen de voorwaarden om een e-mail te versturen aan
Als je (tik)fouten in een van de e-mails vindt, of als je een verbetering wilt voorstellen, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons support team met je suggesties via de chatbubbel in je beheerderspaneel.
Meer hulp of ondersteuning nodig? Neem contact op met ons Support Team via de chatbubbel.