Voor elk(e) project(fase) op je platform kun je toegangsrechten (kijkrechten en deelnamerechten) definiëren voor verschillende soorten gebruikers of gebruikersgroepen. Leer hoe je eenvoudig slimme en handmatige gebruikersgroepen kunt maken en toegangsrechten kunt definiëren in je projecten.
Toegang tot slimme groepen is afhankelijk van je plan
Handmatige of slimme gebruikersgroepen maken + 🎥
Het is eenvoudig om geregistreerde gebruikers te organiseren in handmatige en slimme groepen. Je kunt deze groepen gebruiken om gericht te communiceren en projecten te maken met groepsspecifieke toegang. Klik op het + teken boven 'Gebruikers' in het tabblad Gebruikers en maak je groepen aan.
Opmerking:
Het kan nuttig zijn om groepen te maken voor gerichte communicatie (bijv. specifieke e-mailcampagnes voor studenten)
Je kunt "besloten" werkruimte creëren voor commissies, comités en werkgroepen
Met handmatige groepen kun je eenvoudig je geselecteerde gebruikers toevoegen aan een handmatige gebruikersgroep die je hebt gemaakt. Ga gewoon naar 'Gebruikers', maak een handmatige groep aan en voeg de gebruiker dan handmatig aan die groep toe.
Met slimme groepen kun je je gebruikers onderverdelen in groepen op basis van hun profielinstellingen. Deze groepen kunnen dan toegangsrechten krijgen voor bepaalde projecten.
STAP 1: Bepaal op basis van welke informatie je je gebruikers wilt onderverdelen
De woonplaats kan een belangrijk criterium zijn. Denk aan projecten die op buurtniveau plaatsvinden. En voor andere projecten wil je misschien alleen mensen uit bepaalde beroepsgroepen of leeftijdsgroepen vragen.
Het tabblad 'Registratiegegevens' in 'Instellingen' toont alle huidige registratievelden.
STAP 2: Maak een Slimme Groep aan 👩🔧
Vervolgens kan elk registratieveld gebruikt worden als voorwaarde bij het maken van een Slimme Groep. 'Gebruikers' toont rechts een overzicht van alle gebruikers en links van alle bestaande groepen. Slimme groepen worden aangegeven met een ⚡️.
Je kunt dan een of meer voorwaarden bepalen waaraan gebruikers moeten voldoen om deel uit te maken van deze groep.
Je kunt bijvoorbeeld bepalen dat 'Woont in' 'heeft als waarde' een bepaalde buurt, als je alleen bewoners van die buurt aan de groep wilt toevoegen.
Het is belangrijk om te weten dat bij het gebruik van meerdere voorwaarden een gebruiker altijd aan elk van deze voorwaarden moet voldoen.
STAP 3: Meerdere opties selecteren in een Slimme Groepsregel
Je kunt nu meerdere opties tegelijk selecteren om een slimme groepsregel te definiëren. Je kunt hier de EN of de OF logica gebruiken. Dit geeft veel flexibiliteit bij het maken en gebruiken van slimme groepen op je platform. Een voorbeeld ter verduidelijking: Als je je gebruikers tijdens de registratie vraagt in welke buurt ze wonen, kun je nu een slimme groepsregel definiëren die zegt: "Gebruiker woont in Buurt X OF Buurt Y".
Instellen van toegangsrechten per project(fase) + 🎥
Om deelnamerechten in te stellen ga je naar het tabblad "Toegangsrechten" van de projectinstellingen.
Je kunt twee soorten machtigingen of toegangsrechten definiëren:
Kijkrechten (op projectniveau): wie kan dit project op het platform zien?
Participatierechten (op project- of projectfase niveau): wie kan bijdragen aan het project (of de projectfase)? Welke acties kunnen door welke deelnemers worden ondernomen?
Kijkrechten: bepaal wie de inhoud mag zien
Voor elk project kun je bepalen wie er op het platform toegang toe heeften de inhoud ervan kan bekijken. Er zijn drie soorten machtigingen mogelijk.
Een project kan gezien worden door:
Iedereen: iedereen die het platform bezoekt zal het project kunnen zien en door de inhoud ervan kunnen bladeren, hoewel ze zullen moeten inloggen om deel te nemen. Als je deze optie kiest, is de inhoud van het project dus ook toegankelijk voor niet-geregistreerde bezoekers van het platform (hoewel ze zullen moeten inloggen om deel te nemen).
Admins en projectbeheerders: alleen mensen met beheerdersrechten voor het project kunnen het project op het platform bekijken. Deze optie wordt regelmatig gebruikt om admins in staat te stellen het project te testen en te bekijken voordat het voor de deelnemers wordt gelanceerd.
Bepaalde gebruikersgroepen: alleen deelnemers die behoren tot bepaalde gebruikersgroepen kunnen het project op het platform zien. Omdat de toegang tot het project beperkt is, moeten deelnemers eerst inloggen op het platform om het project te kunnen bekijken.
De standaardoptie is "Iedereen", dus als je geen wijzigingen aanbrengt, zal iedereen die je platform bezoekt het project kunnen bekijken.
Om kijkrechten in te stellen ga je naar het tabblad "Toegangsrechten" van de projectinstellingen in het beheerderspaneel van het platform en selecteer je de gewenste optie in de sectie "Wie kan dit project zien?".
Participatierechten: bepaal wie aan het project kan bijdragen
Voor elke (fase van een) project, en voor elk soort actie (input plaatsen, commentaar geven, stemmen, een enquête invullen...) kun je bepalen wie er mee mag doen.
Voor elk van de acties die je in het project actief wilt hebben, kun je definiëren wie die actie kan uitvoeren. Je kunt dat dus definiëren per project(fase) en/of per actie die voor dat project of die fase relevant is, zoals input plaatsen, stemmen, commentaar geven, een enquête invullen, enz. Er zijn vier soorten registratiemogelijkheden
Deelname (het uitvoeren van bepaalde soorten acties) aan een fase van een project kan openstaan voor:
Gebruikers met een geverifieerd e-mailadres: alle deelnemers die een e-mailadres hebben opgegeven en bevestigd, kunnen deelnemen. Dit is een geweldige optie om de drempel voor projectdeelname te verlagen en de kans op betrokkenheid te vergroten.
Geregistreerde gebruikers: alle deelnemers die op het platform geregistreerd zijn en kijkrechten hebben voor dit project, kunnen deelnemen.
Admins en projectbeheerders: alleen degenen met beheerdersrechten voor dit project kunnen deelnemen.
Bepaalde gebruikersgroepen: alleen deelnemers op het platform die tot bepaalde gebruikersgroepen behoren en die kijkrechten hebben voor dit project kunnen deelnemen.
Iedereen (alleen beschikbaar bij enquêtes): in de context van enquêtes is het mogelijk om deelname open te stellen voor bezoekers die niet geregistreerd of ingelogd zijn op het platform. In dit geval kan iedereen die het platform bezoekt aan de enquête deelnemen zonder demografische of contactinformatie te verstrekken.
Om deelnamerechten in te stellen ga je naar het tabblad "Toegangsrechten" van de projectinstellingen in de beheerderskant van het platform en selecteer je de gewenste optie in de "Wie kan bijdragen (per projectfase)?" sectie.
Aangepaste, projectgerelateerde demografische vragen
Je kunt extra eisen stellen aan deelname voor een fase/actie. Naast de eis dat deelnemers (bijvoorbeeld) een e-mailadres opgeven en die bevestigen, kun je ook vereisen dat gebruikers projectrelevante demografische vragen beantwoorden, zoals postcode, sociaal-economische status etc., om hun deelname te laten meetellen. Deze vragen worden alleen gesteld aan gebruikers die ze nog niet eerder beantwoord hebben, en de antwoorden worden opgeslagen als gebruikersgegevens onder het profiel van elke gebruiker. Deze antwoorden kunnen gebruikt worden om in de toekomst Slimme groepen te maken.
Toegang tot deze functie is afhankelijk van je abonnement