Automatiserede e-mails eller e-mailmeddelelser er e-mails, der automatisk sendes ud fra platformen til registrerede brugere eller til en gruppe af registrerede brugere. De udløses af deres egne handlinger, andres handlinger eller begivenheder, der sker på din platform. Som administrator kan du definere, hvilke meddelelser folk skal modtage og hvilke de ikke skal modtage, og hver bruger kan også selv bestemme, hvilke meddelelser han/hun vil modtage. Alle brugere kan også tilpasse deres egne præferencer for notifikationer.
Hvilke automatiserede e-mails sendes ud og hvornår?
Automatiserede e-mails på din platform bruges til 2 formål:
Informer dine brugere om, hvad der sker på platformen, når de ikke er der.
Sørg for, at de finder tilbage til platformen på det rigtige tidspunkt.
Her er en komplet oversigt over alle automatiserede e-mails:
Hvem? | Hvornår? | |
Ny idé | Kun for administratorer og projektledere for det projekt, som ideen er blevet sendt i | Hver gang nogen sender en idé i et projekt, kan jeg moderere |
Når en ny kommentar blev skrevet i et projekt, kan jeg moderere | Kun for administratorer og projektledere for det projekt, som kommentaren er blevet skrevet i | Hver gang nogen tilføjer en kommentar til en idé |
Når status for en idé, som brugeren har stemt på, er blevet ændret | Alle ikke-administrerende brugere | Når du ændrede status for en idé, som de stemte for |
Når status for en idé, som brugeren har kommenteret, er blevet ændret | Alle ikke-administrerende brugere | Når du ændrede status for en idé, som de kommenterede på |
Når en ny kommentar er blevet placeret på en idé, som brugeren har stemt på | Alle ikke-administrerende brugere | Når nogen kommenterede en idé, de stemte for |
Når en ny kommentar er blevet placeret på en idé, som brugeren har kommenteret | Alle ikke-administrerende brugere | Når en anden kommenterede en idé, som de selv havde kommenteret før |
Når en bruger bliver inviteret til platformen | Alle ikke-administrerende brugere | Når du har sendt dem en invitation fra platformen |
En ugentlig oversigt over aktiviteten på platformen (for borgerne) | Alle brugere | Hver uge, når der er blevet tilføjet idéer til platformen |
En ugentlig oversigt over aktiviteten på platformen (kun for projektledere) | Kun for projektledere | Hver uge |
En ugentlig oversigt over aktiviteten på platformen (kun for administratorer) | Kun for administratorer | Hver uge |
Når min idé bliver offentliggjort | Alle brugere | Efter at have offentliggjort deres anden, tredje, fjerde, ... idé |
Når en brugers første idé bliver offentliggjort | Alle brugere | Efter at have offentliggjort deres første idé på platformen |
Når en bruger anmoder om en nulstilling af adgangskode | Alle brugere | Efter at have oplyst, at de har glemt deres brugeradgangskode |
Når en bruger registrerer sig på platformen | Alle brugere | Når de har gennemført deres registrering på platformen |
Når en bruger accepterer min invitation | Kun for administratorer | Når en bruger har accepteret den invitation, du har sendt fra platformen. |
Når en bruger får rettigheder til projektmoderation | Alle brugere | Når du har fået rettigheder til projektmoderation for et specifikt projekt på platformen. |
Når en bruger får administratorrettigheder | Alle brugere | Når de har fået administratorrettigheder, så de kan administrere hele platformen. |
Når en administrator sletter min kommentar | Alle brugere | Efter du har slettet deres kommentar. |
Når en bruger er nævnt i en kommentar | Alle brugere | Efter at nogen har tagget dem med "@name" i en kommentar. |
Når status for min idé ændrer sig | Alle ikke-administrerende brugere | Når du har ændret status for en idé, som de er ophavsmænd til |
Når en bruger markerer en idé som spam (for administratorer og projektledere) | Kun administratorer og projektledere for det pågældende projekt | Når en bruger har markeret en bestemt idé som spam |
Når en bruger markerer en kommentar som spam (for administratorer og projektledere) | Kun administratorer og projektledere for det pågældende projekt | Når en bruger har markeret en bestemt kommentar som spam |
Når en bruger modtager et svar på sin idé | Alle brugere | Efter at en anden kommenterede på ideen, at de er forfatteren af |
Når en bruger modtager et svar på sin kommentar | Alle brugere | Efter at en anden har svaret på en kommentar, som de er forfatteren til |
Ny projektfase | Projektdeltagere | Når en ny fase starter i et projekt, sendes den til brugere, der har deltaget i det pågældende projekt. |
Definer, hvilke e-mail-meddelelser der skal (de)aktiveres på din platform
Du kan administrere din platforms meddelelser ved at gå til fanen "Automatiserede e-mails" i afsnittet "Meddelelser" i din platform. Her finder du en komplet oversigt over hver type meddelelse, som platformen sender ud. Titlen angiver både, hvornår den sendes ud, og hvem der modtager den.
Ved at slå skifte mellem tændt og slukket kan du deaktivere eller aktivere en bestemt meddelelse. Hvis du deaktiverer den, vil du sikre, at ingen længere vil modtage denne e-mailmeddelelse fra nu af. Aktivering betyder, at de vil modtage den, medmindre de individuelt har angivet, at de ikke ønsker at modtage den.
Nogle toggles kan ikke slås fra. Det er disse meddelelser, der er afgørende for, at platformen kan fungere korrekt. Meddelelsen om nulstilling af adgangskode kan f.eks. ikke slås fra. Ellers ville folk ikke kunne nulstille deres adgangskode.
Hver bruger kan også individuelt vælge, hvilke e-mails han/hun vil modtage og hvilke han/hun ikke vil modtage. Dette kan gøres på to måder:
Afmelding direkte fra hver enkelt e-mail
Deaktivere hver enkelt e-mail på hans eller hendes profilside på platformen
Ændring af "svar til"-emailadressen for e-mail-meddelelser
Automatiserede e-mails indeholder altid et link til platformen, specifikt til det indhold, der er relevant for den pågældende e-mail.
F.eks. Når en bruger får en meddelelse, fordi nogen har kommenteret en idé, som han har stemt på, indeholder e-mailen et link til idéen eller kommentaren.
Det er ikke meningen, at brugerne skal svare på den automatiserede e-mail. Det er dog umuligt at forhindre, at nogen svarer på en sådan automatisk e-mail. CitizenLab behandler normalt ikke disse svarmails. Hvis du ønsker at modtage disse uventede svar, bedes du sende os din generelle svar-e-mailadresse (info@..., hello@...., communication@... ) via support-chatboblen. Vi tilføjer det for dig i vores backend.
Ændring af indholdet af de automatiserede e-mails
Det er ikke muligt at ændre e-mailen til afsenderen af de automatiserede e-mails (altid notifications@citizenlab.co) eller at tilpasse indholdet af automatiserede e-mails. Vi holder indholdet så neutralt som muligt, så det passer til alle CitizenLab-platforme.
Vi overvåger løbende vores eksisterende automatiserede e-mails. "Er e-mailene engagerende nok? "Afmelder folk sig? På baggrund af disse oplysninger træffer vi foranstaltninger:
vi ændrer indholdet af e-mailen,
vi grupperer lignende e-mails i én e-mail,
vi justerer betingelserne for at sende en e-mail ud
Hvis du finder fejl eller stavefejl i en af e-mailene, eller hvis du vil foreslå en forbedring, skal du ikke tøve med at kontakte vores supportteam med dine forslag ved at bruge chatboblen i dit administrationspanel.
Har du brug for mere hjælp eller støtte? Kontakt vores supportteam via chatboblen.