Puedes invitar a la gente a registrarse en tu plataforma por correo electrónico, ya sea individualmente o mediante una importación masiva de direcciones de correo electrónico. Una vez que hayas enviado la(s) invitación(es), los invitados recibirán un correo electrónico con un enlace a la plataforma, que podrán utilizar para completar su inscripción.
Para enviar invitaciones, ve a la sección 'Invitaciones' en el panel de Administración
Ahí tienes dos opciones:
1. Para introducir manualmente las direcciones de correo electrónico:
Añade una o varias direcciones de correo electrónico, separando cada una de ellas con una coma (",")
A continuación, puedes configurar las opciones de invitación. Esto te permite especificar si, al aceptar su invitación, el invitado debe recibir automáticamente derechos de administrador o de gestión de proyectos o ser añadido a un grupo de usuarios. Por último, también puedes añadir un mensaje personal a la invitación.
Ahora también puedes invitar a personas a la plataforma y añadirlas automáticamente a un grupo manual si tienes sus direcciones de correo electrónico y si alguien ya está registrado en la plataforma no recibe la invitación pero se añade al grupo automáticamente.
2. Para importar una lista de direcciones de correo electrónico
Descarga la plantilla de Excel, que incluye las siguientes columnas:
correo electrónico: introduce las direcciones de correo electrónico de los invitados en esta columna. Utiliza una fila por dirección de correo electrónico.
first_name: introduce el nombre del invitado.
apellido_nombre: introduce el apellido del invitado.
idioma: introduce el idioma de la invitación enviada al invitado, por ejemplo "en" o "nl-BE". Puedes encontrar el "código de idioma" correcto en la url de la barra de navegación de tu plataforma.
grupos: introduce el grupo manual o inteligente donde el invitado debe añadirse al aceptar la invitación.
admin: indica si el invitado, al aceptar la invitación, debe recibir automáticamente derechos de administrador para la plataforma introduciendo "TRUE" o "FALSE".
(Ten en cuenta que sólo la columna del correo electrónico es obligatoria, las demás son opcionales)
Cuando alguien acepte su invitación, estos atributos se añadirán automáticamente a su perfil de usuario. Por ejemplo, una vez que se hayan registrado, el invitado se añadirá automáticamente a un grupo llamado "Barrio A" si "Barrio A" se añadió a su columna de grupos.
Formatear tu hoja de Excel:
Para asegurarte de que no recibes errores al cargar tus direcciones de correo electrónico, asegúrate de que:
No hay duplicados en la lista
Todas las direcciones de correo electrónico son válidas (sin espacios ni hipervínculos)
Nota: cuando definas las opciones de invitación (como el idioma, los derechos de administrador,...) en el archivo Excel que subas, éstas sustituirán a las opciones que también puedas haber indicado en el panel de administración (ver imagen de abajo punto 1). Así, el archivo Excel anula las opciones de invitación seleccionadas en la plataforma.
Importante: Si invitas a alguien por correo electrónico, tendrá que utilizar el enlace de la invitación para registrarse en la plataforma, y eso significa que ya no podrá registrarse directamente a través de la plataforma. Esto ayuda a salvaguardar las cuentas, por ejemplo, garantizando que alguien no se registre utilizando la dirección de correo electrónico de otro invitado y obtenga acceso a la plataforma como administrador.
Si una persona no puede encontrar su invitación, hay dos opciones para ayudarla.
Envíales su "ficha" única de la invitación.
Elimina su invitación.
En este artículo de soporte lees todo sobre el envío de tokens únicos o la eliminación de invitaciones para que se pueda aceptar una invitación sin el correo electrónico de invitación.
Recibir la invitación
Una vez que hayas enviado correctamente las invitaciones, los invitados recibirán un correo electrónico indicándoles que han sido invitados a la plataforma. Se les pedirá que rellenen su perfil (nombre, apellidos y contraseña) y, como paso siguiente, obtendrán acceso completo a la plataforma.
La plataforma enviará automáticamente un recordatorio al invitado si la invitación no ha sido aceptada en el plazo de 3 días.
Es bueno saberlo:
Las invitaciones caducan a los 30 días. Transcurrido este plazo, puedes volver a enviarlos.
no puedes borrar automáticamente invitaciones antiguas por lotes
Por tanto, si quieres enviar un nuevo lote de invitaciones con posibles duplicados, tendrás que eliminar individualmente las invitaciones antiguas antes de enviar una nueva a la misma persona.
los invitados se saltan automáticamente el paso de "confirmación por correo electrónico" en el proceso de inscripción, ya que su dirección de correo electrónico ya es conocida.
¿Quieres utilizar "Invitaciones" para crear códigos únicos (de registro)?
Encontrarás más información en este artículo.
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