Sie können Personen per E-Mail einladen, sich auf Ihrer Plattform zu registrieren, entweder einzeln oder über einen Massenimport von E-Mail-Adressen. Sobald Sie die Einladung(en) verschickt haben, erhalten die Eingeladenen eine E-Mail mit einem Link zur Plattform, über den sie ihre Registrierung abschließen können.
Um Einladungen zu versenden, gehen Sie zum Abschnitt "Nutzer*innen" und dann 'Nutzer*innen einladen' im Admin-Panel.
Dort haben Sie zwei Möglichkeiten:
1. Um E-Mail-Adressen manuell einzugeben:
Fügen Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen hinzu, wobei die einzelnen E-Mail-Adressen durch ein Komma (",") getrennt werden.
Als nächstes können Sie die Einladungsoptionen konfigurieren. Hier können Sie festlegen, ob die Person bei Annahme der Einladung automatisch Admin- oder Projektmanagementrechte erhalten oder einer Nutzer*innengruppe hinzugefügt werden soll. Schließlich können Sie der Einladung noch eine persönliche Nachricht hinzufügen.
Sie können jetzt auch Personen auf die Plattform einladen und sie automatisch zu einer manuellen Gruppe hinzufügen, wenn Sie deren E-Mail-Adressen haben. Wenn jemand bereits auf der Plattform registriert ist, erhält er keine Einladung, wird aber automatisch zu der Gruppe hinzugefügt.
2. So importieren Sie eine Liste von E-Mail-Adressen
Laden Sie die Excel-Vorlage herunter, die die folgenden Spalten enthält:
email: Geben Sie in dieser Spalte die E-Mail-Adressen der Person ein. Verwenden Sie eine Zeile pro E-Mail-Adresse.
first_name: Geben Sie den Vornamen der Person ein.
last_name: Geben Sie den Nachnamen der Person ein.
Sprache: Geben Sie die Sprache für die an die Person gesendete Einladung ein, zum Beispiel "de" oder "en". Den richtigen "Sprachcode" finden Sie in der Url in der Navigationsleiste Ihrer Plattform.
Gruppen: Geben Sie die manuelle Gruppe oder die intelligente Gruppe ein, zu der die Person hinzugefügt werden soll, wenn die die Einladung annimmt.
admin: Geben Sie an, ob die Person bei Annahme der Einladung automatisch Adminrechte für die Plattform erhalten soll, indem Sie "TRUE" (ja) oder "FALSE" (nein) eingeben.
(Beachten Sie, dass nur die E-Mail-Spalte obligatorisch ist, die anderen sind optional)
Wenn jemand die Einladung annimmt, werden diese Attribute automatisch zu seinem oder ihrem Nutzer*inprofilhinzugefügt. Nach der Registrierung wird die Person beispielsweise automatisch einer Gruppe mit dem Namen "Nachbarschaft A" hinzugefügt, wenn "Nachbarschaft A" zu ihrer Gruppenspalte hinzugefügt wurde.
Formatieren Sie Ihr Excel-Blatt:
Um sicherzustellen, dass Sie beim Hochladen Ihrer E-Mail-Adressen keine Fehler erhalten, stellen Sie sicher, dass:
es keine Duplikate in der Liste gibt
alle E-Mail-Adressen gültig sind (keine Leerzeichen oder Hyperlinks)
Hinweis: Wenn Sie die Einladungsoptionen (z.B. Sprache, Adminrechte,...) in der hochgeladenen Excel-Datei definieren, ersetzen diese die Optionen, die Sie möglicherweise auch im Admin-Panel angegeben haben (siehe Abbildung unten Punkt 1). Die Excel-Datei hat also Vorrang vor den auf der Plattform ausgewählten Einladungsoptionen.
Wichtig: Wenn Sie jemanden per E-Mail einladen, muss er den Link in der Einladung verwenden, um sich auf der Plattform zu registrieren, und das bedeutet, dass er sich nicht mehr direkt über die Plattformregistrieren kann. Dies hilft, die Konten zu schützen, indem zum Beispiel sichergestellt wird, dass sich niemand mit der E-Mail-Adresse eines anderen eingeladenen Nutzers / Nutzerin anmeldet und als Admin Zugang zur Plattform erhält.
Wenn eine Person ihre Einladung nicht finden kann, gibt es zwei Möglichkeiten, dieser Person zu helfen.
Schicken Sie ihnen ihr einzigartiges 'Token' aus der Einladung.
Löschen Sie ihre Einladung.
In diesem Support-Artikel lesen Sie alles über das Senden eindeutiger Token oder das Löschen von Einladungen, damit eine Einladung ohne die Einladungs-E-Mail angenommen werden kann.
Erhalt der Einladung
Nachdem Sie die Einladungen erfolgreich verschickt haben, erhalten die Eingeladenen eine E-Mail, in der sie darüber informiert werden, dass sie zur Plattform eingeladen wurden. Sie werden gebeten, ihr Profil auszufüllen (Name, Nachname und Kennwort), und im nächsten Schritt erhalten Sie vollen Zugang zur Plattform.
Die Plattform schickt automatisch eine Erinnerung an die Person, wenn die Einladung nicht innerhalb von 3 Tagen angenommen wurde.
Gut zu wissen:
Die Einladungen verfallen nach 30 Tagen. Nach diesem Zeitraum können Sie sie immer noch erneut versenden.
Sie können alte Einladungen nicht automatisch auf einmal löschen
Wenn Sie also einen neuen Stapel von Einladungen mit potenziellen Duplikaten versenden möchten, müssen Sie die alten Einladungen einzeln löschen, bevor Sie eine neue Einladung an dieselbe Person versenden.
Die Eingeladenen überspringen automatisch den Schritt 'E-Mail-Bestätigung' im Registrierungsprozess, da ihre E-Mail-Adresse bereits bekannt ist.
Möchten Sie 'Einladungen' verwenden, um eindeutige (Registrierungs-)Codes zu erstellen?
Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.
Haben Sie weitere Fragen oder benötigen Sie Unterstützung? Zögern Sie nicht, uns über die Chat-Blase auf Ihrer Plattformzu kontaktieren!