Du kan invitere folk til at registrere sig på din platform via e-mail, enten individuelt eller via en masseimport af e-mailadresser. Når du har sendt invitationerne ud, vil de inviterede modtage en e-mail med et link til platformen, som de kan bruge til at gennemføre deres registrering.
For at sende invitationer skal du gå til sektionen 'Invitations' i administratorpanelet.
Der har du to muligheder:
1. For at indtaste e-mailadresser manuelt:
Tilføj en eller flere e-mailadresser, hvor hver e-mailadresse er adskilt af et komma (",")
Derefter kan du konfigurere invitationsindstillingerne. Det giver dig mulighed for at angive, om den inviterede automatisk skal have administrator- eller projektstyringsrettigheder eller tilføjes til en brugergruppe, når vedkommende accepterer invitationen. Endelig kan du også tilføje en personlig besked til invitationen.
Du kan nu også invitere folk til platformen og automatisk tilføje dem til en manuel gruppe, hvis du har deres e-mailadresser, og hvis nogen allerede er registreret på platformen, modtager de ikke invitationen, men de tilføjes automatisk til gruppen.
2. Sådan importerer du en liste over e-mailadresser
Download Excel-skabelonen, som indeholder følgende kolonner:
e-mail: Indtast e-mailadresserne på de inviterede i denne kolonne. Brug én række pr. e-mailadresse.
first_name: Indtast den inviteredes fornavn.
last_name: indtast den inviteredes efternavn.
sprog: indtast sproget for den invitation, der sendes til den inviterede, for eksempel "en" eller "nl-BE". Du kan finde den rigtige "sprogkode" i url'en i navigationslinjen på din platform.
grupper: indtast den manuelle eller smartgruppen , hvor den inviterede skal tilføjes, når han/hun accepterer invitationen.
admin: Angiv, om den inviterede, når han/hun accepterer invitationen, automatisk skal have administratorrettigheder til platformen ved at indtaste "TRUE" eller "FALSE".
(Bemærk, at kun e-mail-kolonnen er obligatorisk, de andre er valgfrie)
Når nogen accepterer deres invitation, vil disse attributter automatisk blive føjet til deres brugerprofil. Når de har registreret sig, vil den inviterede f.eks. automatisk blive føjet til en gruppe, der hedder "Nabolag A", hvis "Nabolag A" blev føjet til deres gruppekolonne.
Formatering af dit Excel-ark:
For at sikre, at du ikke modtager fejl, når du uploader dine e-mailadresser, skal du sørge for, at:
Der er ikke nogen dubletter på listen.
Alle e-mailadresser er gyldige (ingen mellemrum eller hyperlinks)
Bemærk: Når du definerer invitationsindstillingerne (såsom sprog, administratorrettigheder, ...) i den Excel-fil, du uploader, erstatter de de indstillinger, du måske også har angivet i administratorpanelet (se billedet nedenfor punkt 1). Så Excel-filen tilsidesætter de invitationsmuligheder, der er valgt på platformen.
Vigtigt: Hvis du inviterer nogen via e-mail, skal de bruge linket i invitationen til at registrere sig på platformen, og det betyder, at de ikke længere kan registrere sig direkte via platformen. Det er med til at beskytte kontiene, f.eks. ved at sikre, at nogen ikke tilmelder sig med en anden inviterets e-mailadresse og får adgang til platformen som administrator.
Hvis en person ikke kan finde sin invitation, er der to muligheder for at hjælpe vedkommende.
Send dem deres unikke "token" fra invitationen.
Slet deres invitation.
I denne supportartikel kan du læse alt om at sende unikke tokens eller slette invitationer, så en invitation kan accepteres uden invitationsmailen.
Modtagelse af invitationen
Når du har sendt invitationerne ud, vil de inviterede modtage en e-mail om, at de er blevet inviteret til platformen. De vil blive bedt om at udfylde deres profil (navn, efternavn og adgangskode), og som næste skridt vil de få fuld adgang til platformen.
Platformen sender automatisk en påmindelse til den inviterede, hvis invitationen ikke er blevet accepteret inden for 3 dage.
Godt at vide:
Invitationer udløber efter 30 dage. Efter denne periode kan du stadig sende dem igen.
Du kan ikke automatisk slette gamle invitationer i batch
Hvis du vil sende et nyt parti invitationer ud med potentielle dubletter, skal du derfor slette gamle invitationer individuelt, før du sender en ny til den samme person.
inviterede springer automatisk trinnet 'e-mailbekræftelse' over i registreringsprocessen, da deres e-mailadresse allerede er kendt.
Vil du bruge 'Invitationer' til at oprette unikke (registrerings)koder?
Du kan finde flere oplysninger i denne artikel.
Har du yderligere spørgsmål eller brug for støtte? Tøv ikke med at kontakte os via support@citizenlab.co!