Du kan nemt sende e-mailinvitationer til folk om at deltage på din platform. Dette kan gøres direkte via administratorgrænsefladen via fanen "Invitationer".
Men i nogle tilfælde har du måske ikke e-mailadresser på din målgruppe. Lad os sige, at du kun vil invitere folk, der bor i en bestemt gade eller et bestemt kvarter, til at deltage i et projekt. Eller du ønsker at give folk, der er til stede ved en offline begivenhed, mulighed for at registrere sig på platformen og deltage i et specifikt projekt. I disse tilfælde kan du på give dem en unik invitationskode.
En måde at gøre det på er at sende dem en fysisk invitation med posten med en unik invitationskode. Denne kode udløber efter 30 dage. Efter denne periode kan du stadig sende dem igen.
Hvad er fordelen ved den unikke invitationskode?
Vigtigst af alt kan du angive, at en person, der tilmelder sig med en bestemt kode, automatisk føjes til en manuel gruppe ved registrering.
Manuelle grupper giver dig mere finkornet kontrol over, hvem der kan se og deltage i dine projekter og hvordan. Du kan f.eks. tilpasse engagementsmåden eller gøre nogle projekter kun synlige for personer i bestemte grupper. Du kan også bruge din platform til kun at sende e-mails til personer, der tilhører en manuel gruppe.
Hvordan opretter du unikke invitationskoder?
Unikke invitationskoder, som du kan tilføje til din eksterne kommunikation, kan genereres direkte fra din platform.
Opret en manuel gruppe for din målgruppe. Du kan gøre dette under fanen "Brugere" i administratorgrænsefladen.
For at generere de unikke invitationskoder skal du bruge den skabelon, der er tilgængelig, når du trykker på "inviter brugere" i bunden af gruppelisten på fanen "bruger".
Udfyld skabelonen ved at indtaste det nøjagtige navn på den manuelle gruppe (fra trin 1) i kolonnen "grupper". Opret en række pr. invitation, som du ønsker at generere. I eksemplet nedenfor er der seks rækker med et manuelt gruppenavn angivet, så dette vil generere seks invitationskoder.
Pas på: Du kan ikke invitere mere end 1000 personer til platformen på én gang!
Hvis du vil medtage de inviteredes e-mailadresser, skal du sørge for at fjerne eventuelle mellemrum efter e-mailadressen (find-erstatte med ' '). Kontroller, at alle e-mail-adresser og andre felter er gyldige eller tomme, hvis de ikke har en værdi. Sørg også for, at der ikke er nogen eksisterende registrerede brugere på din invitationsliste.
Når du har udfyldt skabelonen, skal du uploade den til platformen på samme sted som trin 2.
For at sikre, at de personer, der accepterer invitationen, tilføjes til en bestemt gruppe eller får bestemte rettigheder på platformen, skal du konfigurere invitationerne ved at udfylde de forskellige muligheder under del 3 og klikke på send invitationer.
Til sidst skal du gå til underfanen "Alle invitationer" og eksportere invitationlisten. Dette vil downloade et nyt Excel-regneark, der indeholder alle invitationskoderne (i kolonnen "token"). Du kan bruge mail merge eller et andet værktøj til at tilføje invitationskoderne til din kommunikation.
Hvordan vil folk blive bedt om at indtaste koden? I dit brev eller kommunikationsmateriale skal du sørge for at bede folk om at registrere sig via det weblink (URL), der er oprettet til invitationer. Denne URL er dit domæne efterfulgt af /invite (f.eks. participate.mycity.com/invite). Personer, der bruger dette link, vil automatisk blive bedt om at indtaste deres invitationskode, når de registrerer sig.
Glem ikke dette trin! Hvis nogen registrerer sig via din almindelige platform-URL, vil de ikke blive bedt om at indtaste deres invitationskode i det første registreringstrin. Hvis nogen registrerer sig på normal vis, vil deres e-mailadresse ikke være knyttet til invitationen, så de regler, der er angivet i invitationen, gælder ikke.
Vigtig bemærkning om brugere, der allerede er registreret med en invitationskode: Brugere, der allerede er registreret, skal logge ind uden koden (da koden udløser en ny registrering). Når de er logget ind, skal de redigere oplysningerne på deres konto, så de stemmer overens med betingelserne for adgang til projektet (f.eks. gadenavn), ellers kan de ikke få adgang til projektet. Sørg for, at det bliver kommunikeret godt i dit brev eller kommunikationsmateriale.
Har du yderligere spørgsmål, eller har du brug for støtte? Kontakt os via chatboblen på din platform. 💬